Personvernerklæring for Hosle og Bekkestuas skolekorps

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Hosle og Bekkestuas skolekorps behandler personopplysninger om medlemmer, foresatte, frivillige og andre som har kontakt med oss. Vi følger personvernforordningen (GDPR) og norsk personvernlovgivning.

1. Behandlingsansvarlig

Hosle og Bekkestuas skolekorps er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med korpsets drift.

Kontakt for personvern:

📧 styret@hoslebekkestua.no

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi behandler kun opplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap og organisere korpsets aktiviteter.

Vi kan behandle:

• Navn

• Fødselsdato / alder

• Kontaktinformasjon (adresse, e‑post, telefon)

• Foresattes kontaktinformasjon (for medlemmer under 18 år)

• Instrumentvalg og musikalsk tilhørighet

• Deltakelse på øvelser, arrangementer og aktiviteter

• Betalingsinformasjon knyttet til kontingent og avgifter

• Bilder og video fra øvelser og arrangementer (kun med samtykke der det kreves)

3. Hvor og hvordan vi lagrer opplysninger

For å administrere korpsets drift bruker vi følgende systemer:

Spond

Brukes til:

• aktiviteter og påmeldinger

• kommunikasjon med medlemmer og foresatte

• oversikt over deltakelse

Korpsets nettside

Brukes til:

• arkiv og medlemsregister

• instrumentregister (knytning mellom instrument og musikant) 

• foresattes kontaktinformasjon uavhengig av alder til musikant

• musikantens skoletilhørighet og klassetrinn

• fakturering av kontingent og avgifter

• publisering av informasjon og eventuelt bilder (med samtykke)

Norges Musikkorps Forbund (NMF)

Brukes til:

• medlemslister

• forsikringsordninger

• administrasjon av kontingent og aktiviteter

Google Drive

Brukes av styret til:

• lagring av styredokumenter

• referater

• administrative filer

Google er databehandler. Enkelte dokumenter kan behandles utenfor EU/EØS gjennom Googles globale infrastruktur.

Alle leverandørene behandler opplysninger på våre vegne i tråd med GDPR.

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å:

• administrere medlemskap

• organisere øvelser, konserter og aktiviteter

• kommunisere med medlemmer og foresatte

• ivareta sikkerhet og beredskap under aktiviteter

• oppfylle krav fra NMF og offentlige myndigheter

• fakturere kontingent og andre avgifter

• dokumentere korpsets virksomhet (f.eks. bilder/video)

5. Behandlingsgrunnlag

Vi bruker følgende behandlingsgrunnlag etter GDPR:

• Art. 6(1)(b) – Avtale om medlemskap

• Art. 6(1)(c) – Rettslig forpliktelse (f.eks. regnskapsføring)

• Art. 6(1)(f) – Berettiget interesse (organisering av aktivitet)

• Art. 6(1)(a) – Samtykke (f.eks. publisering av bilder)

For barn under 13 år innhentes samtykke fra foresatte. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er ditt (den foresattes) samtykke. Du gir ditt samtykke gjennom medlemskap i korpset. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. 

6. Bilder og video

Vi publiserer kun bilder og video av medlemmer når:

• det foreligger samtykke, eller

• det gjelder situasjonsbilder der enkeltpersoner ikke er identifiserbare

Samtykke kan når som helst trekkes tilbake.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet i denne erklæringen.

• Opplysninger som er nødvendige for drift, administrasjon og økonomi lagres så lenge de trengs for disse formålene.

• Regnskapsdata lagres i 5 år i henhold til lov.

• Medlemsdata som navn, instrument og medlemsperiode kan lagres på ubestemt tid for historiske formål, som dokumentasjon av korpsets virksomhet, jubileer og medlemsoversikter.

• Opplysninger som ikke lenger er nødvendige for drift eller historikk slettes fortløpende.

Du kan når som helst be om innsyn eller sletting ved å kontakte oss på styret@hoslebekkestua.no.

8. Dine rettigheter

Du har rett til:

• innsyn i hvilke opplysninger vi har

• å få rettet eller slettet opplysninger

• å protestere mot behandling

• å trekke tilbake samtykke

• dataportabilitet (utlevering av egne data)

Henvendelser sendes til:

📧 styret@hoslebekkestua.no

9. Deling av opplysninger

Vi deler ikke personopplysninger med andre enn:

• NMF (medlemsregister og forsikring)

• Spond (kommunikasjon og aktivitetsadministrasjon)

• Nettsideleverandør (drift av medlemsregister og fakturering)

• Google (styredokumenter)

• Offentlige myndigheter når vi er lovpålagt å gjøre det

Vi selger aldri personopplysninger.

10. Informasjonssikkerhet

Vi beskytter personopplysninger gjennom:

• tilgangskontroll

• sikre systemer

• opplæring av styret og dirigenter

• rutiner for håndtering av avvik

11. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov. Ny versjon publiseres da på korpsets nettside.